Como cancelar uma nota fiscal eletrônica?

Uma das preocupações de quem emite uma nota fiscal eletrônica (NF-e) é como terá que proceder caso precise fazer o cancelamento da mesma – algo que pode se tornar necessário por conta de algum erro no preenchimento, por exemplo.

No entanto, esse procedimento é muito simples, ainda que varie um pouco de acordo com o sistema de emissão de nota fiscal que você estiver utilizando.

Verifique se você pode mesmo fazer o cancelamento

A primeira coisa que você deve verificar na hora de cancelar a sua nota fiscal é se você está obedecendo a duas regras simples:

  • A nota fiscal foi emitida dentro do prazo permitido para cancelamento pela Secretaria da Fazenda de seu Estado (geralmente, 24 horas)
  • O produto ou serviço ainda não está em circulação (ou seja, não saiu da sua empresa, nem foi entregue ao cliente)

Em caso positivo, é hora de verificar o procedimento no software de emissão de NF-e.

Faça o cancelamento no próprio software

Para fazer o cancelamento, é tudo bem simples. No seu software de emissão de nota fiscal eletrônica, busque pela opção “Cancelar nota fiscal”. Esta deve estar bem visível na própria tela de emissão da nota, ou em algum menu. Caso tenha dificuldade em encontrá-la, consulte o manual de usuário do seu software ou o suporte da empresa desenvolvedora.

Após clicar na opção correta, o procedimento acontece automaticamente e é credenciado via certificado digital. O software irá enviar um arquivo solicitando o cancelamento para a Receita Federal. Esta irá analisar o seu pedido – para consultar o andamento do processo, visite o Portal Nacional da NF-e.

Estando tudo de acordo com as regras de cancelamento, a solicitação será validada e você receberá uma mensagem da Receita confirmando o cancelamento.

E se eu perder o prazo?

Você ainda poderá cancelar a nota fiscal posteriormente ao prazo de 24 horas, desde que a mercadoria ainda não esteja em circulação. Mas, neste caso, prepare-se para a burocracia. Você irá formalizar um processo de denúncia espontânea, pagar uma multa, e seguir os procedimentos impostos.

E se a mercadoria já tiver saído da minha empresa?

Aí você não poderá mais cancelá-la, infelizmente. Você terá que fazer a anulação da nota fiscal. E isto só será possível se o seu cliente emitir uma nota de devolução ou se você emitir uma nova fiscal de entrada.

O que acontece com a nota fiscal cancelada?

As NF-e canceladas não precisam ser inutilizadas. E elas continuam a ser escrituradas, ainda que sem valores monetários.

 

 

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