Como emitir nota fiscal eletrônica?

A emissão de nota fiscal eletrônica (NF-e) é obrigatória para diversos tipos de empreendimentos, entre eles aqueles que pagam Imposto de Renda enquanto Lucro Presumido ou Lucro Real.

Mas, apesar dessa solução estar em vigor desde 2006, muitos empresários ainda não sabem se devem ou não emitir a NF-e. E, em caso de resposta positiva, outros também não se sentem seguros sobre como proceder para evitar erros e multas.

Assim, para resolver esse problema, veja a seguir as respostas para estas e outras perguntas.

Quem deve aderir a NF-e?

Para saber se é obrigatória a adesão de seu negócio à NF-e, você deve consultar o Portal NF-e da Receita Federal, e o site da Secretaria da Fazenda de seu Estado ou de sua cidade (para as empresas de serviço). Lá, você encontrará as recomendações para cada tipo de atividade e localidade.

Ainda assim, mesmo que você não tenha que utilizá-la obrigatoriamente, saiba que você pode fazer a opção por ela se assim quiser. Desta forma, você poderá deixar de lado as notas fiscais de papel e manter seu gerenciamento financeiro e contábil muito melhor organizado.

Os três tipos de nota fiscal eletrônica

É importante que você saiba que existem três tipos fundamentais de nota fiscal eletrônica até o momento: a NF-e, a NFS-e, e a CT-e.

A NF-e, cujo procedimento iremos detalhar a seguir, está ligada ao pagamento de ICMS e substitui as notas fiscais de modelo 1 e 1A. Já a NFS-e atende ao pagamento de ISS e substitui a Declaração de Serviço.

Por fim, a CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico) faz às vezes dos modelos 7, 8, 9, 10, 11 e 27, documentos exigidos durante o transporte de carga.

Primeiro passo: certificado digital

O primeiro passo para emitir uma nota fiscal eletrônica é a aquisição de um certificado digital. Este vai confirmar que você tem autoridade jurídica para gerar a assinatura digital que vai junto com a sua nota fiscal eletrônica e que confirma a sua identidade e a da sua empresa.

Este certificado deve ser obtido junto à uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP). E ele existe em dois modelos: o A1 e o A3.

Segundo passo: credencie-se na SEFAZ do seu Estado

Para emitir a nota fiscal eletrônica, você precisa ter sua empresa cadastrada na Secretaria da Fazenda do seu Estado. Este procedimento varia de localidade para localidade, pode ser mais ou menor complexo, e demorar um número variável de dias para ser liberado. Assim, pense bem se você não vai precisar de um contador para apoiá-lo nesta parte do processo.

Terceiro passo: escolha o seu sistema emissor de NF-e

Como o sistema gratuito de emissão de NF-e deixará de ser disponibilizado já em janeiro de 2017, você terá que escolher um software privado gerador de notas fiscais eletrônicas e usá-lo de agora em diante. Já existem diversas opções no mercado, e o importante é você escolher aquele cujo suporte e características melhor atendem às necessidades de sua empresa.

Vale ressaltar ainda que as regras e o procedimento para emissão de nota fiscal eletrônica para quem é MEI não é o mesmo explicado acima, por isso consulte o seu contador.

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