Desafios para automatizar a emissão de notas fiscais

A automatização tem ganhado espaço nas contabilidades e áreas financeiras das empresas. Isso porque o processo torna a rotina fiscal (e de processos) um trabalho mais fácil, simples, ágil e tranquilo.

No caso da emissão de notas fiscais não é diferente, a emissão ficou muito mais fácil quando deixou de ser manual e passou a ser eletrônica. Mas, mesmo tornando a atividade eletrônica, as empresas ainda gastavam tempo com a emissão manual dessas notas diretamente no site das prefeituras.

Esse processo poderia ficar ainda mais ágil se a emissão fosse automática. Como fazer isso? As prefeituras estão preparadas para possibilitar esse tipo de atividade? É o que vamos ver neste artigo. Vamos lá?

O que a prefeitura tem a ver com a emissão de notas fiscais?

Existem formas diferentes de fazer o recolhimento de impostos das notas fiscais. As NF-e’s de produto, por exemplo, são de responsabilidade fiscal dos seus respectivos Estados. Enquanto que o recolhimento das notas fiscais de serviços é de âmbito municipal – quem faz são as prefeituras.

Sendo as notas fiscais de serviços um item que viabiliza o recolhimento de impostos municipais, cada cidade é responsável por oferecer um sistema em que as empresas emitam as notas (manualmente, claro).

Começa aí o problema para as empresas otimizarem o seu trabalho e agilizar ainda mais a emissão de notas emitidas automaticamente. Nem todas estão preparadas para oferecer integração com os sistemas de gestão e pagamento das empresas e disponibilizar a automação de NFs-e. E as que têm integração não estão preparadas para lidar com coisas como:

  • Atender a demanda de suporte das empresas;
  • Oferecer uma documentação de API completa;
  • Entregar estabilidade na conexão (os sistema são muito instáveis);
  • Solucionar dúvidas em tempo ágil.

Sendo assim, mesmo as que oferecem integração não estão preparadas para tal.

O que isso muda para você

Implica que, para conseguir emitir as notas de forma automática, as empresas teriam que desenvolver um sistema próprio que fosse integrado ao sistema da prefeitura. Além do custo de desenvolvimento, existe toda uma burocracia por trás do processo de integração.

Isso porque cada prefeitura tem requisitos diferentes para integração, em outras, o serviço é terceirizado e o processo para disponibilizar a documentação pode demorar muito tempo.

Como resolver o problema com as prefeituras?

Neste caso, restam apenas duas formas de continuar emitindo notas fiscais:

            1 – Emissão manual

O processo de emissão de notas fiscais, de forma manual, é um tanto quanto trabalhoso. A emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, deverá ser efetuada para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação (Art. 1º Lei Nº 8.846/1997).

Para solucionar isso, o empresário pode contratar uma equipe para fazer somente essa tarefa, despendendo um longo tempo e dinheiro. Tempo este que poderia estar sendo aproveitado em outra aplicação que não seja possível automatizar.

No entanto, como se não bastasse, o trabalho humano é fácil de ser corrompido (por erros comuns). E o esquecimento ou erro que acarrete a não emissão da nota pode resultar em enormes prejuízos, como multas altíssimas (Lei 8.846/94).

             2 – Automação

Emitir as notas fiscais eletrônicas de serviços de forma automática com o uso de um software que foi desenvolvido para atender às demandas fiscais e integrar com todas as prefeituras.

Nessa segunda opção, você deixa de se preocupar, não quebra a cabeça e não ocupa toda uma equipe com um trabalho que pode ser refletido em otimização e economia de tempo.

Para se ter ideia, uma empresa que emite 2 mil notas por mês leva, em média, 4 dias e meio para fazer esse trabalho que, com automação, é reduzido a zero. Afinal, todo o processo será feito por um software.

A emissão de notas por meio do Fast Notas, por exemplo, é certamente uma das opções mais adequadas, visto que poupa tempo, agiliza o trabalho e leva a zero as possibilidades de erro. Através da automação na emissão de NF-e’s.

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