O que preciso saber para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica

Toda empresa precisa ser cuidadosa; principalmente quando o assunto envolve emissão de Nota Fiscal Eletrônica. Isso porque qualquer erro pode acarretar em sérios prejuízos financeiros e fiscais.

Segundo informações dadas por Flávio Vilela Campos (auditor fiscal e coordenador geral de fiscalização da RFB), haverá uma intensificação na fiscalização das NF-e a partir do próximo ano.

E apesar de nem sempre ser costume do cliente solicitar a emissão da Nota Fiscal Eletrônica, esse documento é de grande relevância, principalmente, porque é através dele que a organização se mantém atualizada perante ao Fisco e a Receita Federal, mantendo um registro contábil exato de tudo o que foi vendido, movimentado, recebido e negociado em determinado período.

Alguns anos atrás a NF era emitida de forma manual, sendo de papel, isso demandava tempo. Com a modernização de vários sistemas, hoje, a NFe trouxe uma melhor padronização e velocidade nas vendas e seguranças dos produtos comercializados, pois é através dessa Nota Fiscal Eletrônica que o cliente pode ter garantia sobre o produto, sabendo que a empresa estar alinhada dentro das conformidades e exigências legais de atuação perante o mercado.

Muitos foram os benefícios que a emissão de Nota Fiscal Eletrônica foi capaz de trazer a diversos empreendedores. Isso é fato constatado, principalmente quando o volume de vendas é alto.

O modelo digital dessas Notas Fiscais permite que não haja acúmulo de papel, além disso a armazenagem é voltada a plataformas em nuvem ou em um banco de dados proporcionado pelo HD de um computador, os gastos com papel, por conseguinte, se tornam menores, trazendo maior economia para as empresas.

Outro ponto importante das Notas Fiscais Eletrônicas é que elas possuem um modelo de emissão muito seguro, contendo chave de acesso e assinatura digital, dessa forma, a empresa se mantém protegida contra extravios, danos nas notas ou até mesmo a perda delas.

E como a empresa pode emitir as Notas Fiscais Eletrônicas?

A princípio para quem não está acostumado com as novas plataformas, softwares e tecnologia, pode parecer difícil, mas na verdade, trata-se apenas de adaptação, pois todo o processo é simples e fácil.

Primeiro passo: Adquira um certificado digital

Para validar-se como pessoa jurídica, é preciso ter uma assinatura digital, é ela quem irá gerar a autenticidade da venda feita pela empresa. Através do ICP – Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas, é possível obtê-la.

Segundo passo: Credenciamento na Secretaria da Fazenda

Para emitir a NFe, você precisa fazer um cadastro na Secretaria de Estado da Fazenda, situada na cidade onde sua empresa atua. A legislação de cada região se diferencia e por isso, o cadastro pode ser diferente em cada localidade.

Terceiro passo: Emissor de NFe

Para gerar as Notas Fiscais Eletrônicas, você precisará de um software adequado.

Até dezembro de 2016, um software gratuito se fazia disponível para a emissão das NFe, no entanto, conforme novas atualizações e demandas, a partir de janeiro de 2017, toda empresa deverá ter um programa compatível, capaz de emitir essas notas.

O principal motivo desse sistema gratuito deixar de existir e de funcionar, é que ele não estava sendo compatível com a alta demanda de emissão de notas fiscais, mostrando assim sua ineficiência em vários campos, como no sistema de faturamento, por exemplo – dando assim muito retrabalho.

Com a modernização e essa necessidade de uma maior adequação perante a emissão das notas, vários softwares foram sendo criados por empresas especializadas. Trazendo melhores resultados, agilidade e melhor performance empresarial.

E quais são os tipos de Notas Fiscais Eletrônicas existentes?

A título de esclarecimento, existem hoje, 3 tipos de Notas Fiscais Eletrônicas, são elas:

  • A NF-e.
  • A NFS.
  • E a CT-e.

Explicando sobre cada uma…

 

NF-e

A NF-e substitui os modelos 1 e 1A e é usada naquelas operações relacionadas às vendas e a prestação de serviço, onde há incidência de ICMS – Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços.

NFS-e

No caso da Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ela se relaciona a declaração de serviços, onde há incidência de ISS que é o Imposto Sobre Serviço.

CT-e

A CT-e substitui diversos documentos em modelo 7,8,9,10,11 e 27. Se trata do Conhecimento de Transporte Eletrônico e se associa ao transporte de cargas.

CNAE

A CNAE nada mais é do que a Classificação Nacional de Atividades econômicas. Ela tem a missão de padronizar em território nacional, todos os códigos das atividades econômicas, de acordo com o enquadramento tributário, usado pelos órgãos Federais, Estaduais e Municipais.

Está associada a todos os bens e serviços, incluindo empresa de nicho público ou privado, seja com fins lucrativos ou não, e até mesmo os autônomos se enquadram na CNAE.

DANFE

O DANFE é o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônicas (NF-e). Ele pode ser impresso e nele vão os dados principais da NF-e. Ele não substitui a Nota Fiscal Eletrônica, mas passa a ser importante para a empresa, pois contém uma chave numérica que dá acesso a NF-e, facilitando, por conseguinte, a localização e confirmação efetiva por meio de consulta online, das Notas Fiscais Eletrônicas emitidas.

Todo DANFE possui um código de barras, o que facilita com que essa leitura seja realizada.

O DANFE também traz o benefício de acompanhar o trânsito das mercadorias, quando o destinatário do produto não é o emissor da nota. Também da mesma forma, esse documento auxilia na escrituração contábil e serve como comprovante da operação.

Como emitir o DANFE?

O software escolhido para emissão de Nota Fiscal Eletrônica, deve também emitir o DANFE, pois não pode haver divergências nos dados entre um documento e o outro.

Portanto, será preciso configurar o sistema gerador da NF-e para que também seja emitido o DANFE.

Sped Fiscal

Esse documento existe para a facilitação da entrega documental de várias informações empresariais para o Fisco.

O Sped deve ser entregue em formato de arquivo digital e para isso é necessário ser submetido por um PVA – que é um Programa Validador e Assinador, sendo este fornecido pelo próprio Sped. Para acessar esse programa, basta entrar no site da Receita Federal e fazer o download.

Portanto, antes de decidir por qual emissor de Nota Fiscal Eletrônica irá lhe atender, converse, pesquise e faça um teste, pois será ele quem beneficiará sua empresa e fará com que esteja alinhada às exigências do Fisco e da Receita Federal!

 

 

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